Vérifier les pratiques avant et après l’adhésion
L’adhésion à l’OMDOM repose sur une procédure documentée comprenant un audit des pratiques du candidat.
L’audit est conduit selon une grille commune. Selon les points à vérifier, il peut comprendre l’examen de documents, des entretiens, l’analyse des procédures internes, un contrôle sur place et l’étude d’un échantillon d’opérations.
Une procédure contradictoire
Avant toute décision défavorable, le candidat peut prendre connaissance des constats qui le concernent et présenter ses observations.
Lorsque les écarts constatés peuvent être corrigés, l’OMDOM peut ajourner l’examen de la candidature afin de permettre leur remédiation.
La décision d’admission, d’ajournement ou de refus est motivée. Une voie de recours interne est prévue par le règlement d’adhésion.
Un auditeur externe indépendant
L’audit est réalisé par un auditeur externe indépendant, sélectionné selon des règles destinées à prévenir les conflits d’intérêts.
L’auditeur vérifie les pratiques et rapporte ses constats. La décision d’admission appartient aux instances compétentes de l’OMDOM.
La confidentialité des informations commercialement sensibles est préservée tout au long du processus, selon des modalités conformes aux règles du droit de la concurrence.
Un contrôle dans la durée
Chaque membre actualise régulièrement les informations relatives à sa situation.
Un contrôle périodique est organisé tous les trois ans. Des contrôles ciblés peuvent également intervenir lorsqu’un événement ou une évolution particulière le justifie.
Lorsque des écarts peuvent être corrigés, la procédure peut prévoir un plan de remédiation et son suivi.